Wybór dostawcy usług outsourcingowych dla firm

Jeśli chodzi o outsourcing IT, firmy stają przed wieloma wyzwaniami. Niektóre z tych wyzwań są związane z bezpieczeństwem, a inne z kosztami. Dlatego ważne jest, aby CIO mieli trzeci zespół ekspertów technicznych, którzy będą nadzorować umowę outsourcingową. Istnieje również kilka czynników, które należy rozważyć przed wyborem dostawcy outsourcingu.

CIO muszą mieć trzeci zespół ekspertów technicznych do zarządzania umową outsourcingową

Koncepcja co-sourcingu nie jest nowa. Była stosowana przez wiele korporacji i rządów w celu uzupełnienia wewnętrznego personelu o wiedzę fachową zewnętrznych dostawców IT. Z biegiem lat ewoluowała, by uwzględnić rolę CIO w zarządzaniu umowami outsourcingowymi.

Zarządzanie wieloma dostawcami outsourcingu może być czasochłonne i skomplikowane. Mądrzy CIO szkolą swoich pracowników, aby mogli poradzić sobie ze złożonością tego rozwiązania. Tworzą pulpity nawigacyjne dla dostawców i szkolą pracowników w zakresie zarządzania finansowego i technicznego. Dbają o to, aby śledzić swoje umowy outsourcingowe.

W czasie obecnej recesji kadra zarządzająca stara się ograniczyć koszty IT przy jednoczesnym utrzymaniu działalności. W tym okresie wiele organizacji średniej wielkości rozważa outsourcing jako sposób na zapewnienie stabilności finansowej. CIO jest również odpowiedzialny za ocenę wydajności usług IT zlecanych firmom na zewnątrz.

Wiele firm, którym brakuje środków na zatrudnienie CIO w pełnym wymiarze godzin, zatrudnia CIO-for-hire. Tacy specjaliści wnoszą do organizacji wieloletnie doświadczenie i wiedzę specjalistyczną i mogą pomóc w pokonaniu bezpośrednich wyzwań informatycznych. Koszt zatrudnienia tymczasowego CIO może wynieść nawet 35 000 USD za okres od trzech do czterech tygodni. Wiele nowo powstających firm odniosło sukces dzięki temu rozwiązaniu.

Wirtualni CIO utrzymują wysoki poziom dostępności i szybkości reakcji. Niektóre firmy uważają jednak, że wolą interakcję twarzą w twarz. Ponadto mogą pojawić się problemy logistyczne, jeśli vCIO znajduje się w innej strefie czasowej i nie można się z nim skontaktować w krótkim czasie.

Obawy dotyczące bezpieczeństwa

Wielu menedżerów wyższego szczebla martwi się o kwestie bezpieczeństwa podczas outsourcingu IT dla swojej firmy. Sukces projektu zleconego na zewnątrz zależy od dobrze zdefiniowanego procesu bezpieczeństwa. Właściwy outsourcer IT to zaufany sojusznik, który może pomóc w opracowaniu bezpiecznego procesu rozwoju. Firmy te są odpowiedzialne za utrzymanie bezpieczeństwa i poufności informacji.

Obawy o bezpieczeństwo są realne, ale ważne jest, aby mieć plan radzenia sobie z nimi. Proces wyboru dostawcy usług bezpieczeństwa jest podobny do speed datingu, czyli procesu, w którym wstępnie wybrani usługodawcy przedstawiają prezentacje, aby przekonać firmę. Jeśli decyzja jest opóźniona, usługodawcy muszą przekonać niezdecydowanych menedżerów, wyjaśniając wartość swoich usług.

Ponadto należy powołać zespół zarządzający i nadzorujący bezpieczeństwo, który będzie monitorował i zgłaszał wszelkie problemy związane z bezpieczeństwem. W skład tej grupy powinni wchodzić właściciele systemów wewnętrznych, ludzie z IT oraz dostawcy usług bezpieczeństwa. Grupa ta musi zapewnić, że dostawca usług IT dla firm stosuje odpowiednie procedury bezpieczeństwa i zgłasza wszystkie incydenty związane z bezpieczeństwem. W przeciwnym razie, zarządzanie nigdy nie może być pewien, czy podjęte środki bezpieczeństwa są skuteczne.

Pomimo korzyści płynących z outsourcingu, istnieją pewne obawy związane z bezpieczeństwem, których nie da się określić ilościowo. Należą do nich ryzyko wycieku nieautentycznych danych lub informacji, czy też wykorzystania poufnych informacji przez dostawców zewnętrznych. Kolejnym problemem jest przestrzeganie praw autorskich. Prawa autorskie muszą być respektowane zarówno przez outsourcera, jak i firmę główną. Ponadto ważne jest, aby wiedzieć, jakie działania należy podjąć po naruszeniu.

Niezależnie od tego, gdzie zdecydujesz się na outsourcing, musisz zapewnić bezpieczeństwo wysyłanych i odbieranych danych. Bezpieczne przesyłanie danych jest równie ważne jak zabezpieczenie danych w firmie. Dobra umowa bezpieczeństwa zapewnia, że tylko upoważnione strony mogą uzyskać dostęp do danych. Jednak zapewnienie zgodności z przepisami dotyczącymi ochrony danych może być trudne, gdy sprzedawca znajduje się w innym kraju.

Innym poważnym problemem jest to, że outsourcing bezpieczeństwa może spowodować brak kontroli i widoczności. Ważne jest, aby wiedzieć, jak wybrać odpowiedniego dostawcę usług MSP dla potrzeb bezpieczeństwa Twojej firmy. Istnieje kilku dostawców usług bezpieczeństwa, którzy mogą Ci w tym pomóc. Niektórzy z nich zarządzają wieloma różnymi klientami. Ci dostawcy usług bezpieczeństwa zazwyczaj obsługują centrum operacyjne bezpieczeństwa z dużą ilością monitorów.

Koszty

Koszt outsourcingu IT jest różny i należy wziąć pod uwagę wiele czynników. W niektórych przypadkach proces ten może zaoszczędzić pieniądze, podczas gdy w innych może zwiększyć wydatki. Zrozumienie tych czynników jest pierwszym krokiem w podejmowaniu decyzji o outsourcingu. Outsourcing może zaoszczędzić pieniądze Twojej firmy, a także zwiększyć Twoją produktywność.

Umowy outsourcingowe są spisywane w pewnym momencie, ale role i obowiązki liderów klientów zmieniają się z czasem. Na przykład, ktoś musi nadzorować dostawców i dowiedzieć się, czy dostarczają to, co obiecali, i wyeliminować tych, którzy nie są. Również branża technologiczna staje się coraz bardziej zautomatyzowana, więc ważne jest, aby pozostać na szczycie tych trendów.

Innym czynnikiem, który należy wziąć pod uwagę przy określaniu kosztów obsługi IT dla firm, jest wynagrodzenie programistów. Zatrudnienie jednego dewelopera we własnym zakresie może kosztować od 3 400 do 6 400 dolarów miesięcznie. Ale wynajęcie całego zespołu może kosztować nawet 36 000 USD miesięcznie. Dodatkowo, zatrudnienie kogoś z wymaganą wiedzą techniczną może zająć 42 dni.

Dostawcy usług zarządzanych IT często reklamują płaskie ceny, ale istnieje kilka czynników, które należy wziąć pod uwagę. Niektórzy dostawcy mogą nie uwzględniać wszystkich usług w swoich cenach, a inni mogą pobierać dodatkowe opłaty za wsparcie na miejscu lub nowe komputery. Dlatego ważne jest, aby zrozumieć całkowity koszt zarządzanych usług IT przed wyborem dostawcy.

Firmy mogą zdecydować się na outsourcing działu IT, ponieważ brakuje im pracowników lub chcą zwiększyć wydajność swojego wewnętrznego zespołu. Outsourcing IT może również pozwolić im zachować kontrolę nad środowiskiem i skupić się na inicjatywach strategicznych. Outsourcing IT może być świetną opcją dla małych firm. Jednak mniejsze organizacje mogą nie mieć budżetu na zatrudnienie wewnętrznych specjalistów IT. Outsourcing obsługi IT dla firm do zewnętrznego dostawcy może zaoszczędzić firmie wiele pieniędzy.

Analiza kosztów dla outsourcingu może być również przeprowadzona poprzez porównanie kosztów różnych funkcji biznesowych. Analiza kosztów musi uwzględniać jakość produktów i usług, a także terminowość dostaw. Powinna również uwzględniać poufność informacji biznesowych.

Wybór dostawcy usług outsourcingowych

Wybór dostawcy usług outsourcingowych dla firm może być trudnym procesem. Wielu dostawców obiecuje, że zrobi to wszystko, a wybór najlepszego może wydawać się przytłaczający. Jednak istotne jest, aby rozważyć konkretne potrzeby firmy przed podjęciem ostatecznej decyzji. Podczas gdy oszczędność kosztów jest zawsze atrakcyjną cechą outsourcingu, istnieją również inne czynniki, które należy rozważyć.

Jednym z najważniejszych czynników jest stabilność finansowa dostawcy. Jeśli firma jest nowa i niedawno przeszła przez poważne komplikacje finansowe, to może nie być najlepszym rozwiązaniem, aby inwestować w ich usługi w dłuższej perspektywie. Najlepiej jest iść z dobrze ugruntowanym dostawcą outsourcingu, który ma rekord sukcesu.

Dobry dostawca outsourcingu powinien oferować bezpłatną próbę, aby klient mógł ocenić możliwości firmy i ich relacje robocze. Ponadto, firma powinna być przejrzysta i odpowiadać na pytania. Powinni również zapewnić dodatkową pomoc w razie potrzeby. Komunikacja jest również niezbędna przy wyborze dostawcy usług outsourcingowych. Najlepiej, jeśli firma będzie mogła regularnie wchodzić w interakcje ze swoim partnerem outsourcingowym i będzie mogła się z nim porozumieć, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Kluczowe jest również określenie doświadczenia firmy w podobnych usługach. Zapytaj ich o rodzaje klientów, których obsługiwali i ile projektów zrealizowali. Dowiedz się również o kwalifikacjach ich zespołu zarządzającego, kierowników projektów i innych członków zespołu. Idealnie, zespół powinien być dostępny, aby spotkać się z pracownikami firmy przed podpisaniem umowy. Alternatywnie, korzystne byłoby przeprowadzenie mini-wywiadu z przedstawicielami potencjalnego dostawcy usług outsourcingowych, aby sprawdzić, czy dobrze do siebie pasują.

Innym ważnym czynnikiem jest publiczny wizerunek dostawcy. Wybór dostawcy outsourcingu, który ma odpowiednią reputację, zrobi pozytywne wrażenie na Twojej firmie. Szukaj firm o nastawieniu zorientowanym na wyniki. Ponadto obie firmy muszą ustalić konkretne cele i być równie zaangażowane w ich realizację. Dlatego należy koniecznie wybrać dostawcę BPO, który podziela ten sam sposób myślenia.

Dobry partner outsourcingowy będzie przejrzysty w swojej komunikacji. Pomoże to zapewnić, że rozumie procesy biznesowe klienta. Powinien również być proaktywny w oferowaniu pomysłów na redukcję kosztów i inicjatyw usprawniających. Dzięki zapewnieniu, że są oni autentycznie zainteresowani sukcesem swoich klientów, partnerstwo outsourcingowe będzie długotrwałe.

Dane adresowe:

AKTE Obsługa informatyczna firm – Outsourcing IT – Kontakt
ul. Morasko 17, 61-680 Poznań
Telefon: 784 380 784
Telefon: 784 898 784
opłata za połączenie wg taryfy operatora
e-mail: [email protected]